Правила цифрового етикету

Зателефонувати, написати або відправити голосове повідомлення?

Всі ми щодня спілкуємося онлайн в чатах, месенджерах. Але як бути найбільш ефективним, ввічливим в цифровій комунікації? Ми вдаємося в питання, розбираємося і ділимося інформацією з вами.

У цій статті розглянемо, як варто і як не варто комунікувати з колегами, партнерами, друзями. Поговоримо про основні негласні правила діджитал-етикету.

Діджитал етикет – як зробити онлайн-комунікацію приємною і ефективною?

Нещодавно в одній зі статей в The New York Times вийшов матеріал про нові правила, які нам диктує спілкування онлайн.

У матеріалі помітили цікавий факт з приводу одного простого повідомлення. Повідомлення, яке всі ми отримували і відправляли. А саме – “Ок”.

Стверджується, що велика частина співробітників міленіалів сприймає таке повідомлення як пасивну агресію. Для людей, народжених з 1960 по 1980, повідомлення “ок” звучить нейтрально. У той час як для покоління міленіалів холодне “ок” говорить про відчуженість, відстороненість співрозмовника. Замість нього використовують більш сучасне і неформальне “kk”.

Голосові повідомлення

Класика.

Хоч це і досить нова функція в месенджерах, але про неї вже є мільйон жартів і мемів в мережі.

З голосовими повідомленнями зручно, але все ж можна співрозмовника зазкочити зненацька. Іноді аудіо просто немає можливості прослухати. Також подібний формат спілкування не завжди і не з усіма можна застосувати.

Варто проаналізувати, перш ніж висилати список завдань або правок голосовим повідомленням. Співрозмовник може втратити важливі моменти або просто погано сприймати велику кількість інформації на слух.

Тому перш, ніж відправити голосове повідомлення, можна запитати у співрозмовника, чи зручно йому його прийняти. Це правило також можна застосувати і до відеочату.

Є новина для любителів відправляти голосові повідомлення і, особливо, для користувачів, які не люблять їх одержувати. В одному з месенджерів вже є функція перекладу аудіо повідомлення в текст. Залишається почекати, поки ця опція стане доступною в усіх додатках для спілкування. Або користуватися ботами з перекладу та транскрибуванню аудіо.

Корпоративні чати

У таких чатах зручно ділитися новинами, вирішувати дрібні рутинні питання.

Тут важливо не відходити від теми і не спамити колектив зайвою інформацією.

Месенджери

Робоче спілкування поступово переходить з пошти в месенджери. І в зв’язку з цим досить легко переступити невидиму межу особистих кордонів людини. Варто поважати особистий простір співрозмовника.

Якщо в неробочий час ми рідко перевіряємо пошту, то про месенджери так точно сказати не можна.

Звукові сповіщення або спливаючі вікна можуть несподівано вриватися у вільний час і порушувати баланс між роботою та особистим життям нашого співрозмовника.

У деяких месенджерах, наприклад Telegram, є зручна функція відкладених повідомлень. Текст можна підготувати заздалегідь, а його відправку запланувати на зручний час. Повідомлення буде відправлено автоматично.

Слідкуйте і за кількістю повідомлень, їх структурою

Не варто відправляти короткі фрази і речення окремими повідомленнями. Людині набагато зручніше буде отримати всю інформацію в одному структурованому повідомленні. Опишіть все відразу, по справі.

Розділити за пунктами, запитаннями, виділити важливе. Тим більше, що багато месенджерів дають можливість використовувати жирний шрифт і курсив для зручності.

Якщо є завдання написати про кілька важливих питань, їх можна розбити на блоки. Кожен такий блок буде окремим повідомленням. Співрозмовнику буде зручно на них відповідати і продовжувати діалог.

Перед відправкою потрібно перевірити повідомлення на орфографічні, пунктуаційні, мовні помилки.

Emoji

Емодзі, лайки, смайли, гіфки, стікери добре передають емоції та настрій.

Один смайлик або стікер може передати зміст абзацу тексту.

Нижче топ-5 емодзі в 2020 році в Twitter:

Куди писати: пошта або особисті месенджери?

Основною платформою для ділового листування залишається пошта.

Якщо ваш адресат не проти перейти в месенджери для швидкого обговорення не стратегічно важливих питань, звичайно, так всім буде зручніше. Тут важливо не забути уточнити, який месенджер буде зручніше використовувати вашому колезі або партнеру.

А чи зручно дзвонити?

Якщо ви не домовлялися заздалегідь, співрозмовнику буде приємно отримати повідомлення перед дзвінком.

Повідомлення для того, щоб уточнити, чи зручно вашій колезі або партнеру говорити. Якщо ні, то на який час ви можете запланувати кол.

Не ховайтеся

Ви отримали повідомлення і з якоїсь причини не можете відповісти. Не варто закопувати повідомлення як непрочитане, а також не варто залишати його без відповіді.

Можна написати, коли ви зможете відповісти на питання, коли можна очікувати на зворотний зв’язок.

Як в живому спілкуванні, так і в цифровій комунікації, ми завжди спираємося на досвід, здоровий глузд і бажання бути максимально корисними для наших співрозмовників.